Coacheando a una colaboradora propuesta para promoción a Gerente Financiero

Autor: Carlos Rossi

 

El autor luego de años de experiencia, a adoptado una herramienta (mapas mentales)extremadamente útil para el proceso de coaching que permite hacer que los colaboradores puedan ver, analizar, comprender, diagnosticar y accionar, ante cualquier problema, no importa el ámbito de estos. Por ejemplo: en el aprendizaje de temas importantes, en la toma de decisiones, en la comprensión de procesos de trabajo, etc.

 

 Los MAPAS MENTALES no son más que el razonamiento fino puesto de manera gráfica, sencilla, consistente y lógica.

 

En un caso real que el autor debío participar en su rol de coach para promocionar una colaboradora que se desempeñaba como jefa de auditoía financiera al puesto de Gerente Financiera, utilizo la técnica de los mapas mentales.

Un ejemplo de estos mapas se lo puede ver en esta figura:

 Como el lector puede observar, si se elabora un buen mapa mental de un proceso determinado, se transforma en una herramienata para fijar el concepto del mismo y en una ayuda visual al diagnóstixco rápido de problemas o puntos críticos dentro de mismo.

 

Para comenzar a aplicarlo el autor fijó primero "El fin en su mente" (Hábitos de Covey).

 

Este era:

 

"Facilitar al coachee el aprendizaje general de todos los procesos que debería manejar en su futuro puesto de Gerente Financiero, detectar puntos críticos, preveer procedimientos de controles preventivos y elaborar estrategias de relaciones interpersonales que evitaran conflictos interdepartamentales, en momentos que existieran problemas entre ellos o en proceso transversales"

Para poder obtener los resultados esperados, la utilización de los mapas mentales se llevó a cabo de la siguiente manera:

 

1. Primera aplicacion de mapas mentales: la coachee debíó estudiar, analizar y dejar desmenuzadas todas sus futuras reponsabilidades (visualizándose en el puesto de Gerente Financiero. Se utilizó el manual de funciones).
2. Segunda aplicacion de mapas mentales: la coachee debió conocer y comprender los distintos procesos, es decir, utilizando la técnica de graficación de los mapas mentales y comenzando desde el centro como el origen o definición de su puesto de trabajo, fue abriendo ramas para cada proceso que dominaría en cada departamento de reporte hasta dejarlos bien descifrados gráficamente y con explicaciones claras y sencillas (utilizó dibujos a mano alzada y fotos para mostrar sistemas, maquinarias, anotaciones especiales, etc.), haciendo uso de los colores.del semáforo para identificar temas normales o positivos (verde), temas donde la precausión debía ser prioridad (amarillo) y temas críticos (rojo). Aquellos temas que no merecían atención especial o no eran críticos en los procesos, se los escribió en color negro. Esto facilitaba mucho la detección y comprensión de las zonas y temas.
3. Tercera aplicacion de mapas mentales: la coachee, por medio de reuniones con los líderes de los distintos departamentos que le reportarían en su nuevo puesto y con la facilitación del coach, fueron analizando los puntos crìticos, de cuidado y de funcionamiento estándares, dentro de cada proceso departamental. Esto llevó un tiempo aproximado de 2 semanas a una carga de trabajo de 3 horas diarias.
4. Cuarta aplicacion de mapas mentales: la coachee ubicó, conversó y conoció a cada colaborador que se desempeñaba en los puntos críticos de los procesos analizado, y recopiló información sobre los problemas más comunes, período del mes o año en los que se presentaban y cuales eran las soluciones más adecuadas en cada uno de ellos. Esto le permitió graficar en los mapas mentales los puntos críticos y escribir los detalles de cada ocurrencia y frecuencia. Además, al conocer a cada colaborador encargado de estos puntos, pudo elaborar estrategias de relación basadas en el FODA individual, por medio del uso de un modelo de estilos sociales. Estas estrategias fueron escritas también en el mapa mental en forma resumida.
5. Elaboración del BANNER GUIA del mapa mental general: una vez culminado el mapa mental de los procesos con todos sus detalles, se procedió a imprimir el banner guía, es decir, el mapa mental paso a convertirse en una herramienta de diagnóstico certero, rápido y objetivo, además de ser de una gran ayuda para un coloborador recién promocionado.

IMPORTANTE: el autor descubrió que los mapas mentales elaborados en esta ocasión, se habían transformado en una herramienta fundamental para evitar malas relaciones interdepartamentales o conflictos entre departamentos, además de ser un consejero muy asertivo y efectivo a la hora de seleccionar colaboradores para delegar o promocionar a otros cargos dentro de los procesos, ya que conociendo las competencias necesarias para cada puesto crítico, la coachee podía elegir o sugerir los colaboradores más adecuados para cada lugar de trabajo.